So verwalten Sie mehrere Ferienunterkünfte ohne Agentur (und ohne den Verstand zu verlieren)

Unter mehreren Objekten versteht man verschiedene Arten von touristischen Unterkünften, die von einem einzigen Eigentümer gleichzeitig verwaltet werden können. Dazu gehören:

• Touristische Vermietungen: Wohnungen oder Häuser, die für kurze Zeiträume vermietet werden (auch „kurzfristige Vermietungen“ genannt).
• Ferienwohnungen: Wohnungen, die für touristische Zwecke für unterschiedliche Zeiträume von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen vermietet werden.
• B&B (Bed & Breakfast): Unterkünfte, die Übernachtung und Frühstück bieten.
• Gästezimmer: Einzel- oder Mehrbettzimmer, die innerhalb eines Wohngebäudes vermietet werden.

Die Verwaltung mehrerer Ferienwohnungen ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, darunter die Koordination der täglichen Abläufe, die finanzielle Verwaltung und die Zentralisierung der Buchungen. Mit einigen Vorkehrungen und dem Einsatz von Technologie ist es jedoch möglich, diese Herausforderungen effizient zu meistern. Sehen wir uns an, wie!

Die Verwaltung mehrerer Immobilien, die sich möglicherweise in verschiedenen Teilen der Stadt oder der Region befinden, erfordert eine gute logistische Organisation, um die täglichen Abläufe zu koordinieren, die Instandhaltung zu gewährleisten und schnell auf die Bedürfnisse der Gäste zu reagieren.

Um Störungen zu vermeiden, die sich auf die Zufriedenheit der Gäste, die Auslastung und die Einnahmen auswirken könnten, ist es wichtig, die Verwaltung zu vereinheitlichen, um sie reibungslos und effizient zu gestalten. Hier erfahren Sie, wie Sie dies erreichen können:

• Standardverfahren festlegen

Stellen Sie sicher, dass für jede Einrichtung gemeinsame Richtlinien für Check-in, Check-out, Reinigung und Instandhaltung gelten. Dies gewährleistet Konsistenz und Qualität in allen Einrichtungen.

• Personal auswählen und schulen

Es reicht nicht aus, dass Ihr Personal vertrauenswürdig ist. Stellen Sie sicher, dass sie alle Schulungen erhalten, die sie benötigen, um an den verschiedenen Standorten selbständig arbeiten zu können. Sie müssen jeden Standort und die von Ihnen festgelegten Abläufe genau kennen.

• Effizientes Zeitmanagement

Die Koordination der Check-out-Zeiten, der Reinigung und des anschließenden Check-in ist besonders wichtig, wenn die Standorte weit voneinander entfernt sind. Effizientes Zeitmanagement reduziert Leerzeiten und maximiert die Auslastung.

Zu diesem Zweck ist es hilfreich, eine Verwaltungssoftware (PMS) zu wählen, die die Möglichkeit bietet, den Buchungskalender aller Einrichtungen mit den Reinigungsplänen zu synchronisieren und automatische Benachrichtigungen an das Personal zu senden.

Der häufigste Fehler, der bei der Verwaltung mehrerer Ferienwohnungen oder nicht gewerblicher Unterkünfte gemacht wird, ist eine schlechte Organisation des Finanzmanagements, z.B. durch die Verwendung unterschiedlicher Methoden für jede einzelne Immobilie. Wenn die Finanzdaten auf verschiedene Quellen, Tabellenkalkulationen und nicht integrierte Systeme verteilt sind, wird es schwierig, einen Überblick über die Gesamtsituation zu behalten, was zu Fehlern und Einnahmeverlusten führen kann.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, über ein zentrales System zu verfügen, mit dem Sie die Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Kosten aller Immobilien gleichzeitig überwachen können. Sie können beispielsweise eine Buchhaltungssoftware wählen, die speziell für Beherbergungsbetriebe entwickelt wurde, oder eine Management-Software (PMS), die Buchhaltungs- und Finanzanalysefunktionen integriert.

Nur wenn Sie die täglichen Abläufe, Ausgaben und Einnahmen aller Ihrer Immobilien gleichzeitig im Auge behalten, haben Sie immer den Überblick und können bei auftretenden Problemen rechtzeitig eingreifen.

Wie bei der Finanzverwaltung müssen auch die Buchungen zentral verwaltet werden, um Überschneidungen, Überbuchungen und Unannehmlichkeiten für die Gäste zu vermeiden. Um dies zu erreichen, gibt es zwei Grundvoraussetzungen:

• Eine einzige Website mit Buchungsmaschine

Durch die Zusammenführung aller Ihrer Objekte auf einer einzigen Website mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Buchungsmaschine verbessern Sie Ihre Online-Präsenz und erleichtern Ihren Kunden die Buchung, da sie Ihr gesamtes Angebot einsehen, Preise und Verfügbarkeiten prüfen und das für ihre Bedürfnisse am besten geeignete Objekt auswählen können.

• Software zur Verwaltung von Buchungen und Vertriebskanälen

Die kombinierte Nutzung einer Verwaltungssoftware (PMS) und eines Channel Managers ist entscheidend, um die Verwaltung von Buchungen und Kommunikation zu zentralisieren, wertvolle Informationen nicht zu verlieren und eine reibungslosere und koordiniertere Verwaltung Ihrer Immobilien zu gewährleisten.

Während das PMS es Ihnen ermöglicht, Buchungen effizient zu verwalten, das Risiko einer Überbuchung zu vermeiden und einen klaren Überblick über den Kalender zu haben, erspart Ihnen der Channel Manager stundenlange manuelle Arbeit, indem er Verfügbarkeiten und Preise auf allen Online-Buchungsplattformen in Echtzeit synchronisiert.

Wenn Sie mehrere Ferienwohnungen verwalten und die meisten Aufgaben selbst erledigen, ist Automatisierung das Gebot der Stunde.

Nur so können Sie Ihre betriebliche Effizienz steigern, den manuellen Aufwand reduzieren und sich auf strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

• Zahlungen automatisieren

Die Automatisierung der Zahlungsabwicklung bedeutet nicht nur eine Arbeitserleichterung durch den Wegfall des Bargeldhandlings, sondern auch die Gewährleistung maximaler Transaktionssicherheit und die Sicherstellung, dass Zahlungen vor der Ankunft der Gäste getätigt werden, wodurch Betrugs- und Zahlungsausfallrisiken eliminiert werden.

• Check-in und Check-out automatisieren

Durch den Einsatz von Self-Check-in- und Self-Check-out-Lösungen oder - noch besser - durch die kontaktlose Abwicklung beider Prozesse können Sie nicht nur das ständige Hin- und Herlaufen zwischen verschiedenen Immobilien vermeiden, sondern auch Ihre Betriebskosten senken und Ihren Gästen maximale Flexibilität bieten.

Die Zentralisierung des Revenue Managements ist entscheidend, um einen klaren und einheitlichen Überblick über die Leistung jeder einzelnen Immobilie sowie über die Gesamtleistung Ihres Unternehmens zu erhalten.

Aber nicht nur das: Wenn Sie alles unter Kontrolle haben, können Sie auch fundiertere und schnellere Entscheidungen treffen, um Ihre Einnahmen zu maximieren.

Das funktioniert in 3 Schritten.

Die Abkehr von festen Preislisten und die Implementierung einer effektiven Revenue-Management-Strategie ist entscheidend für die Optimierung der Einnahmen aus Ihren verschiedenen Unterkünften. Im Mittelpunkt des Ertragsmanagements stehen dynamische Preise, d. h. Preise, die sich je nach Nachfrage und anderen Variablen wie Saisonalität, Wettbewerb, lokalen Veranstaltungen und Buchungstrends in Ihren Unterkünften ändern.

Es ist sinnlos, Daten zu sammeln, wenn man sie nicht lesen kann. Die kontinuierliche Überwachung Ihrer wichtigsten Leistungsindikatoren (z. B. Belegungsrate, RevPAR, Buchungsfenster usw.) ist entscheidend, um die Leistung Ihrer Immobilie zu verstehen und zu optimieren.

Ein von vielen Gastgebern unterschätzter Punkt, wie die Analyse des Buchungsfensters, kann sich als äußerst strategisch erweisen. Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel über die Nutzung des Buchungsfensters zur Steigerung der Buchungen zu lesen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht über die nötigen Fähigkeiten oder die Zeit verfügen, um die Daten zu sammeln, zu analysieren und eine dynamische Preisstrategie zu implementieren, die den Merkmalen Ihrer touristischen Immobilie entspricht, geben Sie nicht auf!

Auch in diesem Fall können Sie sich von der Technologie unterstützen lassen, indem Sie die Einführung einer modernen Revenue Management Software (RMS) in Erwägung ziehen, die Sie bei der Automatisierung des gesamten Datenerfassungs-, Analyse- und Preisgestaltungsprozesses unterstützt.

Eine Marke zu schaffen bedeutet viel mehr, als nur einen Namen oder ein Logo für Ihre Ferienwohnungen zu wählen. Es geht darum, die Identität, die Werte und den Kommunikationsstil zu definieren.

Wenn Sie mehrere touristische Objekte verwalten, müssen Sie in der Lage sein, diese unter einer einheitlichen Marke zusammenzufassen, die es Ihnen ermöglicht, sich von der Konkurrenz abzuheben und für Ihre Zielgruppe attraktiv zu sein. Die Merkmale einer einheitlichen Marke sind:

• Wiedererkennbarkeit und Konsistenz

Verwenden Sie Farben, Kommunikationsstil und wiederkehrende Themen für alle Ihre Unterkünfte, während Sie gleichzeitig spezifische Merkmale und Stärken hervorheben.

• Standardisierung des Erlebnisses

Die Gewährleistung einheitlicher Qualitätsstandards wie Sauberkeit, Kundenservice und Ausstattung bedeutet, dass die Gäste unabhängig von der gewählten Unterkunft das gleiche Serviceniveau erhalten.

Wenn Sie erwägen, die Verwaltung Ihrer Immobilie einem Immobilienmakler oder Verwalter zu übertragen, gibt es einige wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten:

• Kosten versus Nutzen

Immobilienmakler und Hausverwaltungen können für die Verwaltung Ihrer Unterkunft beträchtliche Gebühren verlangen, die Ihren Gewinn erheblich schmälern können. Sie können jedoch auch Vorteile bieten, wie z. B. eine Verringerung des Arbeitsaufwands und eine professionelle Abwicklung des Tagesgeschäfts, die die Kosten ausgleichen können.

• Kontrolle

Die Auslagerung der Verwaltung an Dritte bedeutet, dass viele alltägliche und operative Entscheidungen delegiert werden. Es ist wichtig zu überlegen, ob Sie sich mit diesem Verlust an Kontrolle wohlfühlen und ob das ausgewählte Unternehmen Ihre Vision und Qualitätsstandards für Ihre Objekte teilt. Beispielsweise haben Sie möglicherweise nicht die gleiche Flexibilität bei der Anpassung von Angeboten oder bei der direkten Interaktion mit Gästen.

In diesem Artikel haben wir die Hauptprobleme bei der Verwaltung mehrerer Ferienwohnungen und die Möglichkeiten, sie zu überwinden, besprochen. Wenn Ihr Hauptziel jedoch darin besteht, die Rentabilität Ihrer Unterkünfte schnell zu steigern, ist der beste Weg, dies zu erreichen, eine dynamische Preisstrategie zu implementieren, um jede Buchung zu maximieren.

Smartpricing ist die perfekte Software für dynamisches Pricing und Revenue Management, auch für Ferienwohnungen und alternative Unterkünfte, mit der Sie effektive Preisstrategien für all Ihre Objekte von einer einzigen Plattform aus erstellen können. In wenigen Schritten haben Sie immer aktuelle Preise, die auf die Eigenschaften jeder Unterkunft und auf Ihren Zielmarkt abgestimmt sind.

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