Kleiner Leitfaden zur Booking Engine: was sie ist, wie sie funktioniert und wie man die Richtige wählt

Eine Booking Engine (BE) ist eine Software, die es Ihren Kunden ermöglicht, auf einfache, schnelle und sichere Weise ein Zimmer direkt in Ihrem Haus zu buchen. 

In der Regel ist die Buchungsmaschine in Ihre Website integriert und ermöglicht potenziellen Gästen, verschiedene Buchungsoptionen zu suchen und zu vergleichen, die von ihnen bevorzugte auszuwählen und den Kauf abzuschließen.

So können Ihre Kunden ganz einfach ein Zimmer buchen, ohne anrufen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Darüber hinaus können sie die Preise in Echtzeit einsehen und von Sonderangeboten profitieren. 

Sie wiederum können Buchungen automatisiert verwalten und den Aufwand für die Verwaltung von Zimmern und Zahlungen reduzieren.

Darüber hinaus hilft Ihnen eine Buchungsmaschine, die OTA-Provisionen zu senken, da Gäste ohne Zwischenhändler direkt bei Ihnen buchen können.

Die Buchungsmaschine kann in andere Hotelsoftware wie das Hotelmanagementsystem (PMS) und den Channel Manager integriert werden. Viele Buchungsmaschinen sind bereits standardmäßig in All-in-One-Lösungen integriert, die als Paket erworben werden können.

Für einen potenziellen Kunden läuft die Interaktion mit einer Buchungsmaschine in der Regel in folgenden Schritten ab.

Suche: Sie können nach verfügbaren Buchungsoptionen suchen, indem sie verschiedene Filteroptionen verwenden, wie z. B. Reisedaten, Zimmertyp, angebotene Dienstleistungen und mehr.

Vergleich: Sobald die Suche abgeschlossen ist, zeigt die Buchungsmaschine die verschiedenen verfügbaren Optionen mit ihren Preisen und Details an. Die Kunden können diese miteinander vergleichen und die von ihnen bevorzugte Option auswählen.

Buchung: Nach der Auswahl eines Zimmers kann der Kunde den Online-Kauf abschließen, indem er seine persönlichen Daten und Zahlungsinformationen eingibt.

Bestätigung: Sobald die Buchung abgeschlossen ist, sendet die Buchungsmaschine eine Bestätigung an die E-Mail-Adresse des Kunden (und an Ihre). Die Nachricht enthält verschiedene Angaben wie die Buchungsnummer, die Reisedaten und die Stornobedingungen.

Für Sie als Verwalter der Unterkunft bietet die Buchungsmaschine folgende Möglichkeiten:

• Hochladen und Bearbeiten verschiedener Zimmertypen, Zusatzleistungen, Stornobedingungen, Preise, Sonderangebote usw.
• Zahlungen schnell und bequem entgegennehmen
• Buchungsdetails mit Kundendaten erhalten

Der Einsatz einer Buchungsmaschine hat sowohl auf Gastgeberseite als auch für Ihre Kunden mehrere Vorteile.

Die wichtigsten Vorteile für Sie sind:

• Sie können sich von den OTA-Portalen abkoppeln und Provisionskosten (in der Regel 14 % bis 15 %) einsparen
• Mehr Buchungen über Ihre Website
• Möglichkeit, auf Metasuchmaschinen wie Trivago, TripAdvisor und Google zu erscheinen
• Zeitersparnis bei der Verwaltung des Buchungs-, Verkaufs- und Zahlungsprozesses
• Möglichkeit, Ihre Kunden durch maßgeschneiderte Rabatte an sich zu binden
• Möglichkeit, unkompliziert zusätzliche Dienstleistungen im Upselling und Cross-Selling anzubieten

Für Ihre Kunden ergeben sich folgende Vorteile:

• Bequeme und schnelle Suche und Buchung von Zimmern direkt online ohne Telefonanrufe oder E-Mails
• Die Möglichkeit, die aktuellen Zimmerpreise in Echtzeit zu sehen
• Sonderangebote oder Sondertarife, die anderswo nicht erhältlich sind
• Sicherheit beim Schutz ihrer Buchungsdaten und bei der Durchführung der Transaktionen

Welche Elemente sind bei der Auswahl einer Buchungsmaschine zu berücksichtigen? Schauen wir sie uns an.

Vergewissern Sie sich, dass sich die Buchungsmaschine problemlos mit anderer Software integrieren lässt, die Sie täglich verwenden, z. B. PMS, Channel Manager und Revenue Management Software.

Auf dieser Seite können Sie sehen, welche Software sich mit Smartpricing verbinden lässt.

Überprüfen Sie, ob die Buchungsmaschine alle Funktionen bietet, die Sie wirklich benötigen.

Die Buchungsmaschine muss in der Lage sein, Ihnen auf einfache Weise Nutzungs- und Buchungsstatistiken anzuzeigen. 

Wichtig ist auch, dass sie mit Google Analytics verbunden ist, damit Sie die Performance Ihrer Website analysieren und sehen können, wie hoch die Conversion Rate ist (d. h. wie viele Besucher tatsächlich bei Ihnen buchen).

Wenn Ihnen einige dieser Begriffe nicht klar sind, können Sie sie in unserem Revenue-Management-Glossar nachlesen.

Stellen Sie sicher, dass die Buchungsmaschine leicht anpassbar ist und das grafische Erscheinungsbild Ihrer Website übernehmen kann.

Die Buchungsmaschine muss sowohl für Sie als auch für Ihre potenziellen Gäste einfach zu bedienen sein. Daher ist es wichtig, dass sie intuitiv aufgebaut ist und über eine klare und übersichtliche Anzeige verfügt. Sie darf auch nicht zu langsam sein, wenn es darum geht, Inhalte zu laden.

Das Ziel ist, dass der Kunde mit wenigen Klicks und ohne Ablenkung buchen kann. 

In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, die Buchungsmaschine vor dem Kauf persönlich auszuprobieren. Gehen Sie auf die Website eines Betriebs, der die Buchungsmaschine verwendet, an der Sie interessiert sind, und simulieren Sie eine Buchung (bis zu dem Schritt, an dem Sie zur Zahlung aufgefordert werden). 

Nur so können Sie feststellen, ob die Software für Ihre Kunden wirklich einfach zu bedienen ist.

Es ist wichtig, dass die Benutzeroberfläche der Buchungsmaschine sich an jede Art von Bildschirm (Smartphone, Tablet, PC) anpasst und dass das System mit allen vorhandenen Browsern kompatibel ist.

Prüfen Sie, ob die Buchungsmaschine mit den wichtigsten Metasuchmaschinen integriert ist, um die Online-Sichtbarkeit Ihrer Unterkunft zu erhöhen.

Vergewissern Sie sich, dass die Buchungsmaschine von einem schnellen und effizienten Kundendienstteam unterstützt wird.

Prüfen Sie sorgfältig die mit der Buchungsmaschine verbundenen Kosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und Wartungskosten.

Die Buchungsmaschine muss unbedingt durch eine verschlüsselte Verbindung geschützt sein, d. h. sie muss mit einer SSL-zertifizierten Technologie ausgestattet sein, die gewährleistet, dass die Zahlungsdaten sicher bleiben.

Recherchieren Sie im Internet und lesen Sie Bewertungen verschiedener Buchungsmaschinen, um sich ein Bild von ihrem Ruf und der Qualität zu machen.

Wenn Sie sich mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, das die Software anbietet, fragen Sie nach den Namen anderer Einrichtungen, die diese Software nutzen. Besuchen Sie dann deren Websites und sehen Sie sich an, wie die Buchungsmaschine dort integriert ist.

Die Booking Engine ermöglicht Ihnen, Direktbuchungen zu erhalten und Ihre Gewinnspanne zu erhöhen, aber sie kann Ihnen nicht vorschlagen, zu welchen Preisen Sie die Zimmer am besten verkaufen sollten.

Wenn Sie keine wirklich rentablen Preise verlangen, ist eine gute Buchungsmaschine nutzlos.

Wie können Sie also die für Sie besten Preise anwenden, d.h. die Preise, die Ihren Gewinn steigern und Ihre Unterkunft nicht unter Wert verkaufen?

Die Lösung heißt Smartpricing, die Software für dynamische Preisgestaltung und Revenue Management, die Ihnen hilft, Ihre Preisstrategien effizienter zu gestalten.

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