Buchungsfenster: Warum ist es für Ihr Hotel so wichtig?

Das Buchungsfenster ist der Zeitraum zwischen dem Moment, in dem ein Gast ein Zimmer bucht und dem Moment seiner Anreise.

Das Booking Window gibt an, mit wie viel Vorlauf ein Gast bei Ihnen bucht.

Dieser Zeitraum hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie etwa die Art Ihrer Einrichtung, Ihre Kunden, Ihr Standort, der Zeitpunkt im Jahr und weitere, die wir im Verlauf dieses Artikels thematisieren werden.

Wenn Sie einschätzen können, wie viel Zeit vorher ein Kunde bei Ihnen bucht, wissen Sie auch, wann Sie Ihre Zimmer zum rentabelsten Preis anbieten können.

Wenn Revenue Management bedeutet, zum richtigen Preis im richtigen Moment zu verkaufen, sagt Ihnen Buchungsfenster, wann dieser Moment ist.

Ein Beispiel: Sie wissen, dass in Ihrem Hotel in der Woche um den 10. August die höchste Nachfrage besteht und das Buchungsfenster für diese Zeit etwa drei Monate beträgt.

Das bedeutet, dass Ihre Gäste die besagte Woche um den 10. Mai buchen.

Das ist also ein guter Zeitpunkt, um die Preise anzuheben, da in dieser Zeit viele Personen buchen und die Nachfrage nach Zimmern steigt.

Davor gibt es wahrscheinlich weniger Anfragen, was wiederum bedeutet, dass ein hoher Preis Ihre Kunden abschrecken würde, da sie zu diesem Zeitpunkt eher günstigere Alternativen suchen.

Nach dem Buchungsansturm ist die Verfügbarkeit von Zimmern verringert, was Ihnen erlaubt, die Preise noch ein wenig anzuheben.

Wenn Sie das Buchungsfenster kennen, wissen Sie, wann Sie Ihre Preise anheben sollten und wann nicht.

Andernfalls könnten Sie grobe Fehler bei der Preisstrategie machen und Kunden ebenso wie Umsatz verlieren.

Um das durchschnittliche Buchungsfenster Ihres Hotels zu berechnen, können Sie frühere Buchungen als Maßbstab nehmen. Daran sehen Sie, mit wie viel Vorlauf Sie die meisten Buchungen für eine bestimmte Zeit erhalten haben.

Sie sehen diese Informationen auch direkt in Ihrem Channel Manager oder in Ihrem Konto auf Reiseportalen.

Reiseportale wie Booking und AirBnB zeigen Ihnen aber nur das Buchungsfenster der bei ihnen vorgenommenen Buchungen. Daher müssen Sie diese Daten mit denen von anderen Buchungskanälen vergleichen.

Sie sollten außerdem berücksichtigen, dass diese Tools Ihnen zwar automatisch ein Buchungsfenster zeigen, es noch weitere Faktoren gibt, die diesen Wert beeinflussen. Sie zu kennen ist ein Vorausstezung, um erfolgreiches Revenue Management zu betreiben.

Einige dieser Faktoren lassen sich allerdings von einem Jahr zum anderen nicht voraussehen und sind deshalb noch wichtiger.

Diese Faktoren sind:

VERANSTALTUNGEN

Eine nicht vorhergesehene Veranstaltung an Ihrem Standort kann die Nachfrage an Zimmern nach oben schnellen lassen und Buchungsfenster generieren, das von der Norm abweicht.

Ein Fußballspiel von internationalem Interesse etwa kann kurzfristig Tausende Fans anlocken.

Wenn dieses Spiel lange im Voraus geplant war und die Eintrittskarten bereits 9 Monate zuvor verfügbar waren, kann es sein, dass die Nachfrage an Zimmern in diese Zeit fällt.

Wenn das Spiel dagegen durch ein Ausschlussverfahren an Ihren Standort gekommen ist und erst 3 Wochen zuvor bekannt gegeben wurde, werden Sie stattdessen in diesem Zeitraum eine hohe Nachfrage haben.

WETTER

In Jahreszeiten mit starken Wetterschwankungen kann das Buchungsfenster sehr klein sein, da die Gäste bis zum letzten Moment abwarten, wie das Wetter wird.

Eine Woche Skiurlaub im Februar wird ein großes Buchungsfenster haben, da man davon ausgehen kann, dass in dieser Zeit die Skipisten schneebedeckt sind.

Wenn die Woche Skiurlaub im November liegt, könnte es sein, dass die Kunden bis zum Schluss mit der Buchung warten, um sicher zu sein, dass die richtigen Bedingungen zum Skifahren vorhanden sind.

AKTIVE DISTANZ ZUM DATUM

In dieser Kennzahl gibt den Moment an, wenn sich Ihre Kunden von Zuhause auf den Weg machen, um zu Ihrer Einrichtung zu kommen.

Wenn Ihre Gäste wenige Autostunden von Ihrem Hotel entfernt wohnen, wird die aktive Distanz zum Datum gering sein und das Buchungsfenster kann entsprechend kurz sein, mitunter bis zum Vormittag der Ankunft (in dem Fall könnten Sie ein Last-Minute-Angebot machen).

Wenn Ihre Gäste dagegen auf der anderen Seite des Globus leben und mehrere Flugzeuge nehmen müssen, um zu Ihnen zu kommen, ist die aktive Distanz zum Datum größer und ihr Buchungsfenster endet ein paar Tage vor dem Datum des Aufenthalts.

Neben der Kenntnis des Buchungsfensters ist es wichtig, die zwei häufigsten Fehler zu vermeiden, die dazu führen können, dass Ihr Umsatz als Hotelier oder B&B-Betreiber einbricht.

Der erste Fehler, den Sie machen können, ist der zu frühe Verkauf aller Zimmer.

Wenn Sie zur rentabelsten Zeit des Jahres bereits seit Monaten ausverkauft sind, verlieren Sie Umsatz.

In der buchungsstärksten Zeit steigt die Nachfrage und das Angebot sinkt.

In dieser Zeit könnten Sie also die Preise anheben und Ihre Gewinnspanne erhöhen, wenn Sie nicht alle Zimmer schon seit Monaten vergeben hätten.

Im Umkehrschluss heißt das: Wenn Sie im Voraus alle Zimmer zum Vorteilspreis verkauft haben, verlieren Sie die Möglichkeit, im profitabelsten Zeitraum der Saison Gewinne zu machen.

Einen zweiten Fehler machen Sie, wenn Sie die aktive Distanz zum Datum unberücksichtigt lassen. In dieser Zeit könnten Sie im letzten Moment noch Zimmer zu einem rentablen Preis verkaufen.

Es kann also sinnvoll sein, ein freies Zimmer für Last-Minute-Buchungen übrig zu lassen, aber nur, wenn Sie Gäste erwarten, die tatsächlich so kurzfristig bei Ihnen buchen können.

Das heißt, wenn Sie eine Zielgruppe haben, die wenige Stunden von Ihrem Standort entfernt wohnt und im letzten Moment entscheiden kann, bei Ihnen eine Unterkunft zu buchen.

Anders verhält es sich mit Ihren Kunden aus dem Ausland, die einige Tage benötigen, um zu Ihnen zu gelangen.

Für diese Zielgruppe ist es sinnlos, ein Zimmer am Tag vor dem Aufenthalt anzubieten. Diese Informationen kennen Sie aber nur, wenn Sie Ihre Kundschaft bzw. deren durchschnittliches Buchungsfenster kennen.

Das waren die wichtigsten Punkte, die Sie über das Buchungsfenster wissen sollten, um Ihr Revenue Management bestmöglich zu betreiben.

Was Sie aber auch wissen sollten: Es gibt eine automatisierte Software, die Ihnen bei der Verwaltung des Buchungsfensters und der Preisgestaltung der Zimmer helfen kann.

Smartpricing ist eine Software für dynamische Preisgestaltung und Revenue Management, die Ihre internen und externen Daten kontinuierlich analysiert und Ihnen hilft, die Wirksamkeit Ihrer Preisstrategie zu steigern, ohne Ihren Arbeitsaufwand zu erhöhen.