Sie wollen sich in Ihrem Hotel auf das Wesentliche konzentrieren? Dann brauchen Sie ein Organigramm

Das Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisationsstruktur des Hotels.

Vereinfacht gesagt ist das Organigramm eine Liste aller im Hotel tätigen Personen, ihrer Aufgaben, Zuständigkeiten und der Beziehungen zwischen ihnen.

In der Regel wird das Organigramm in Form eines Baumdiagramms dargestellt, aber es gibt auch andere Darstellungsformen, je nach den eigenen Bedürfnissen.

Der häufigste Fehler besteht darin, ein Organigramm zu erstellen, es dem gesamten Team zu präsentieren, es wie ein Poster an die Wand zu hängen und es nie wieder anzuschauen.

Das Organigramm ist eigentlich ein operatives Instrument, das ständig aktualisiert werden muss und auf das man sich bei Problemen beziehen kann.

Aber wozu dient ein Organigramm konkret? 

Warum ist es so wichtig?

Weil das Organigramm die Zuständigkeiten der Mitarbeiter klar definiert.

Es stellt auch sicher, dass diese Verantwortung mit allen geteilt wird.

Auf diese Weise weiß jeder sofort, an wen er sich wenden muss, wenn ein Problem auftritt, sei es, dass ein Zimmer gewartet werden muss, dass ein Gast nicht erscheint oder dass jemand sich beschwert.

Im Gegenteil stiftet es Verwirrung und verschwendet Zeit, wenn sich Personen mit jeder Frage an den Hotelier oder den Manager wenden.

Das Ergebnis ist, dass Sie als Hotelier Ihre Tage damit verbringen, Problemen nachzujagen, ohne jemals wirklich produktive Arbeit für Ihr Haus zu leisten.

Mit dem Organigramm können Sie die Zuständigkeiten der verschiedenen Rollen festlegen, sich von Aufgaben befreien, die Sie delegieren können, und sich den Tätigkeiten widmen, die zum Wachstum Ihres Hotels beitragen.

Um ein Organigramm zu erstellen, erstellen Sie zunächst eine Liste aller in der Organisation tätigen Personen.

Beginnen Sie mit den leitenden Angestellten und arbeiten Sie sich bis zu den Mitarbeitern im Gästekontakt vor.

Im Organigramm ist es wichtig zu definieren, was betriebliche Funktionen sind (Rezeption, Küche, Restaurant) und was unterstützende Funktionen, d. h. solche, die dem gesamten Unternehmen helfen und nicht nur einer Abteilung (Verwaltung, Personalwesen, Instandhaltung).

In kleinen Hotels besteht das unterstützende Personal oft aus einer dritten Person oder einem Unternehmen.

Fügen Sie also externes Wartungspersonal, HACCP-Manager usw. zu Ihrem Organigramm hinzu.

Sobald Sie die vollständige Liste haben, ist es an der Zeit, die Verantwortlichkeiten und die Beziehungen zwischen den Rollen zu definieren.

Bei der Festlegung der Zuständigkeiten legen Sie fest, wofür eine bestimmte Person verantwortlich ist. 

Einige Zuständigkeiten liegen auf der Hand (die Rezeptionistin ist für das Einchecken zuständig), andere sind nicht so offensichtlich (wer ist für die Übermittlung der Rechnungsübersicht an die Reisebüros zuständig?). 

Deshalb ist es wichtig, die weniger offensichtlichen Zuständigkeiten zu definieren.

Es sind genau diese, die sonst auf den Schultern des Hoteliers/Managers lasten!

Der nächste Schritt besteht darin, die Beziehungen zwischen den verschiedenen Rollen und Personen zu definieren.

Sie können dies auf einfache Weise tun, indem Sie Linien zwischen den verschiedenen Mitarbeitern und direkten Vorgesetzten ziehen. 

Sie können aber auch Beziehungen angeben, die allgemeiner Natur sind und nicht direkt in der Verantwortungslinie liegen. 

In diesem Fall müssen Sie festlegen, in welchen Situationen diese spezielle Kommunikationslinie verwendet werden soll. 

So können Sie z. B. festlegen, dass sich die Mitarbeiter an der Rezeption bei Problemen mit dem Einzug von Kreditkarten direkt an den Verwaltungsleiter wenden und den Front-Office-Manager übergehen können.

Wie bereits erwähnt, empfehlen wir Ihnen, auch die externen Akteure, die direkt am Hotelbetrieb beteiligt sind, in das Organigramm aufzunehmen.

Warum sollten alle Rollen einbezogen werden?

Weil auf diese Weise jeder die "Spielregeln" kennt und weiß, an wen er sich im Falle eines Falles wenden muss.

Außerdem muss ein wichtiger psychologischer Aspekt berücksichtigt werden. 

Wenn die eigene Rolle nicht im Organigramm zu sehen ist, kann dies dazu führen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Arbeit vom Unternehmen nicht anerkannt wird, was zu einem Mangel an Interesse am Hotel und seinen Gästen führt.

Warum Außenstehende einbeziehen?

Weil es sowohl den Mitarbeitern als auch den externen Partnern selbst hilft, die Beziehungen und Kontakte zu verstehen, die für jede Tätigkeit erforderlich sind.

Zum Beispiel könnte ein Hausmeister von der Rezeption kontaktiert werden, selbständig arbeiten und die Rechnung direkt an die Verwaltung schicken. 

Oder ein Lieferant erhält eine Bestellung vom Küchenpersonal, liefert die Waren an die Küche und schickt die Rechnung an die Verwaltung.

Das Organigramm ist ein sehr leistungsfähiges Instrument, weil es Ihnen hilft, Verantwortlichkeiten an Ihr Personal zu delegieren und Sie von operativen Aufgaben zu entlasten. 

So können Sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Geschäftsentwicklung, Verkauf und den Aufbau eines hoch qualifizierten Mitarbeiterstamms konzentrieren.

Ein weiteres Tool, mit dem Sie Zeit sparen können, ist Smartpricing!

Smartpricing ist die Software für dynamische Preisgestaltung und Revenue Management, die Ihnen hilft, den besten Preis für Ihre Zimmer zu finden und dabei wertvolle Zeit zu sparen.

Finden Sie jetzt heraus, ob Smartpricing das Richtige für Sie ist!