Wie Sie die Vergangenheitsdaten Ihres Betriebs erfassen, um die Zukunft vorherzusagen (+ Excel-Tabelle)

Verwalten Sie eine Beherbergungsbetrieb? Fragen Sie sich, ob es eine einfache Methode zur Erstellung von Prognosen und Gewinnoptimierung gibt?

Und ob es die gibt!

Das Sammeln und Verarbeiten historischer Leistungsdaten ist die Grundlage des Revenue Managements und dient genau diesem Zweck. Im Folgenden werden Sie lernen, wie man die historischen Daten erfasst, ohne ein PMS zu benutzen.

Die "Historie" eines Beherbergungsbetriebs ist die Sammlung von Leistungsdaten aus der Vergangenheit. Diese Daten können mehr oder weniger detailliert sein, je nachdem wie sie aufgezeichnet wurden, aber potenziell kann jede Zahl aus der Vergangenheit eine nützliche Informationsquelle sein.

Durch die Analyse solcher Informationen, deren Potenzial oft ungenutzt bleibt, ist es möglich, Ihren Referenzmarkt besser zu verstehen und sein zukünftiges Verhalten genauer vorherzusagen.

Der Zielmarkt ist die Gesamtheit der potenziellen Kunden und Konkurrenten Ihres Unternehmens, und es ist wichtig, ihn so gut wie möglich zu kennen. Eine Unternehmensstrategie, die sich die Kenntnis des Marktes zunutze macht und seine Entwicklung vorwegnimmt, ist weitaus wirksamer und rentabler als eine, die ihn lediglich verfolgt und erleidet.

Wer die genauesten Prognosen erstellen kann, hat einen strategischen Vorteil gegenüber seinen Konkurrenten, aber um die entsprechende Genauigkeit zu erreichen, müssen viele Daten analysiert und gesammelt werden.

Sehen wir uns also an, welche Daten unverzichtbar sind und wie man sie mithilfe unserer Excel-Datei auf effektive Weise sammelt.

Der Ertrag ist nichts anderes als die Höhe der von Ihrem Beherbergungsbetrieb erzielten Einnahmen. Er ist das, was gemeinhin als "Umsatz" bezeichnet wird, und Sie können diesen Begriff auch so verwenden, aber beachten Sie dabei einen Aspekt: Wenn im Revenue Management von Einnahmen die Rede ist, beziehen wir uns nie auf das Datum oder den Zeitraum der tatsächlichen "Rechnungsstellung" oder "Zahlung", sondern auf das Datum der Produktion dieses Ertrags.

Beispiel: Wenn Ihr Zimmer oder Ihre Wohnung für 100 € pro Tag angeboten wird und ein Kunde, der vom 3. bis zum 10. Juni bleibt, Ihnen beim Check-out am 10. Juni 700 € zahlt, sind Sie im Sinne des Revenue Managements nicht daran interessiert, 700 € am 10. Juni zu verbuchen, sondern 100 € am 3,4,5,6,7,8 und 9. Wenn am 10. Juni kein weiterer Kunde kommt, erhalten Sie 0 €!

Da das Ziel des Revenue Managements darin besteht, den Verkauf Ihrer Dienstleistung zu verbessern, bleiben alle rein administrativen Aspekte unberücksichtigt.

Daher sollten Sie, dem Beispiel folgend, den Ertrag für jeden Tag des Kalenderjahres in der Excel-Tabelle festhalten. Wenn Sie mehrere Zimmer/Appartement-Typen anbieten, wäre es ideal, die Zahl für jeden Typ differenziert auszuweisen.

Sie können auch beschließen, sich die Arbeit zu vereinfachen, indem Sie den Ertrag auf wöchentlicher oder monatlicher Basis erfassen oder indem Sie die Aufschlüsselung nach Zimmerkategorien aufheben. Die Daten, die sich daraus ergeben, sind zwar nur Näherungswerte, aber immer noch besser, als sie gar nicht zu erfassen.

In diesem Fall werden Sie feststellen, dass sich die Buchungen bis in die nächste Woche oder den darauffolgenden Monat erstrecken, und Sie müssen entscheiden, wo Sie die Erträge festhalten wollen.

Eine gängige Methode besteht darin, den Ertrag auf der Grundlage des Check-out- oder Check-in-Datums zuzuordnen, aber auch dann sind Sie vor gewissen Abweichungen nicht völlig sicher.

Beispiel: Wenn Sie eine Buchung vom 20. Juni bis zum 1. Juli haben und das Check-out-Datum für die Zuteilung des Ertrags auf den Monat wählen, übertragen Sie praktisch 10 Tage der monatlichen Produktion vom Juni auf den Juli, mit dem Risiko, dass Sie eine Zahl mit geringer Aussagekraft für die Zukunft erhalten.

In solchen Fällen ist es besser, den gesunden Menschenverstand walten zu lassen und zu entscheiden, wo die Produktion jeweils zuzuordnen ist.

Ein weiterer Eckpfeiler des Historikers ist die Belegung, d. h. wie viele Zimmer/Nächte Sie verkauft haben. Dieser Wert ist recht einfach abzuleiten: Sie erfassen einfach die Anzahl der verkauften Zimmer und die Anzahl der verfügbaren Zimmer für jeden Berichtszeitraum.

Die Anzahl der verfügbaren Zimmer (auch als "Kontingent" bezeichnet) wird zur Festlegung der Belegungsobergrenze für den betreffenden Zeitraum verwendet und bildet zusammen mit den verkauften Zimmern die Formel für die Belegungsrate, einen der wichtigsten Leistungsindikatoren im Revenue Management.

Verkaufte Zimmer / Verfügbare Zimmer = % Auslastung

Während die verfügbaren Zimmer theoretisch immer gleich sind, kommt es in der Praxis vor, dass einige vorübergehend nicht zum Verkauf stehen (z. B. aufgrund einer technischen Panne). In diesen Fällen dient der Abgleich der Zahl der verfügbaren Zimmer dazu, den erreichten Belegungsgrad richtig einzuschätzen und die Leistung der Einrichtung objektiv zu bewerten.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Daten wöchentlich oder monatlich zu erfassen, müssen Sie auch in diesem Fall entscheiden, wie Sie die “übergreifenden” Buchungen verwalten wollen, wobei Sie sich, soweit möglich, für eine Regel entscheiden sollten, die mit der Zuordnung der Erträge übereinstimmt.

Beispiel: Wenn Sie das Check-out-Datum für die Ertragszuweisung auf monatlicher Basis wählen, sollten Sie dasselbe für die Belegung tun. Auf diese Weise erhalten Sie einheitliche Leistungskennzahlen (wir werden sie gleich sehen).

Nun haben Sie die wichtigsten Daten gesammelt und können mit der Analyse fortfahren.

Der erste Schritt der Analyse besteht darin, die Daten in einen "Leistungsindikator" umzuwandeln (auch KPI, "Key Performance Indicator" genannt). Die grundlegenden Leistungsindikatoren im Revenue Management sind:

• die Belegungsrate
• die ADR
• der RevPAR

Die Belegungsrate haben wir bereits im vorigen Abschnitt behandelt, nun wollen wir uns die beiden anderen ansehen.

Die ADR (Average Daily Rate) gibt an, zu welchem durchschnittlichen Preis wir unsere Zimmer in dem betreffenden Zeitraum verkaufen. Dieser Parameter dient vor allem dazu, Ihre Leistung im Vergleich zu Ihrem Zielmarkt, d.h. in erster Linie zu Ihren Konkurrenten, zu messen.

ADR-Formel: Ertrag / verkaufte Zimmer = ADR

Der Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) ist aus zwei Gründen der wichtigste Leistungsindikator:

• Er fasst die Effektivität Ihrer Geschäftsstrategie in einem einzigen Wert zusammen
• Er ermöglicht, die Ergebnisse verschiedener Betriebe unabhängig von ihrer Größe und - innerhalb bestimmter Grenzen - ihrer Kategorie zu vergleichen

Sie können diese Kennzahl durch zwei Formeln erhalten:

ADR x %Belegungsrate = RevPAR

oder

Ertrag der Einrichtung / Verfügbare Zimmer = RevPAR

Der RevPAR ist in der Tat der absolute Leistungsindikator für Ihre Geschäftsstrategie. ADR und Belegung bieten einzeln betrachtet keine Gewissheit, dass mit ihrem Anstieg auch der Umsatz steigt. Der RevPAR hingegen bewegt sich in direktem Verhältnis zum Gesamtumsatz.

Ein festes Ziel Ihrer Strategie muss daher darin bestehen, den Wert des RevPAR Ihres Unternehmens zu steigern.

Wie Sie wissen, besteht ein Unternehmen nicht nur aus Zahlen im positiven Bereich (leider), sondern auch aus vielen Zahlen im negativen Bereich, d.h. den Ausgaben.

Um Ihre Vergangenheitsdaten zu einem effektiven Instrument zu machen, ist es wichtig, die Einnahmen zu den Kosten in Beziehung zu setzen. Ohne zu sehr in die Tiefe gehen zu wollen - mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel über die Berechnung der Kosten in Ihrem Unternehmen - sei nur gesagt, dass man auch zu den Kosten sorgfältig Daten sammeln muss.

Sobald Sie diese Daten gesammelt haben, können Sie die zu den Einnahme-Kennzahlen äquivalenten Leistungsindikatoren erheben und sie in Beziehung setzen, um die Rentabilität Ihres Unternehmens zu messen.

Die wichtigsten darunter sind CostPAR und GopPAR.

CostPAR sind die durchschnittlichen Kosten pro Zimmer pro Nacht (Cost per Available Room).

Sie erhalten ihn, indem Sie die Gesamtkosten für einen Zeitraum (Tag, Woche, Monat) berechnen und durch die Anzahl der verfügbaren Zimmer teilen.

Betriebskosten / Verfügbare Zimmer = CostPAR

Wenn Sie den CostPAR mit dem RevPAR vergleichen, erhalten Sie den GopPAR, d. h. Ihren Gewinn.

Der GopPAR, auch bekannt als Bruttobetriebsmarge pro verfügbarem Zimmer, ist der ultimative Indikator, da er Ihnen einen unmittelbaren Einblick in die Differenz zwischen Kosten und Einnahmen gibt.

Wie der RevPAR ist er ein absolutes Maß für die Leistung, aber im Gegensatz zum RevPAR zeigt er nicht die Fähigkeit des Betriebs an, Umsatz zu erzielen, sondern den Gewinn.

Steigt der GopPAR, steigt der Gewinn Ihres Unternehmens, sinkt der GopPAR, sinkt der Gewinn.

Um den GopPAR zu erhalten, können Sie die Differenz zwischen Einnahmen und Betriebskosten durch die Anzahl der verfügbaren Zimmer teilen:

(Einnahmen - Kosten) / Verfügbare Zimmer = GopPAR

oder den CostPAR vom RevPAR subtrahieren

RevPAR - CostPAR = GopPAR

Die Beschaffung dieser Informationen ohne ein Managementsystem ist sicherlich zeitaufwendig, aber auch unerlässlich für eine effiziente Verwaltung Ihrer Einrichtung.

Nur wenn Sie sich die Daten ansehen, können Sie Ihre Leistung beurteilen, Verbesserungen in den weniger rentablen Zeiträumen vornehmen und abschätzen, wie sich die Buchungen in Zukunft entwickeln werden.

Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, laden Sie unsere Excel-Datei herunter, um die Vergangenheitsdaten für Ihre Unterkunft zu berechnen!