Business Plan per Hotel: la guida completa con consigli, esempi e un modello pronto

Immagina di voler preparare una ricetta gourmet per la prima volta. Potresti aprire il frigorifero e iniziare a mescolare ingredienti a caso, sperando che il risultato sia gustoso. Oppure, potresti seguire una ricetta dettagliata che ti guida passo dopo passo, indicandoti quali ingredienti utilizzare, in che quantità e in quale ordine aggiungerli e mescolarli. 

Un Business plan è esattamente questo: la tua ricetta per il successo!

Un Business plan non è necessario solo se ti stai preparando ad aprire una nuova struttura ricettiva, ma si tratta di un documento tecnico che ti aiuta a stabilire:

• gli obiettivi del tuo albergo: ad esempio migliorare il servizio clienti, realizzare un certo tasso di occupazione, aumentare il fatturato rispetto all’anno precedente, etc.
• e i mezzi per raggiungere tali obiettivi: ad esempio le risorse finanziarie disponibili o da reperire, le competenze del personale, i servizi da offrire, le strategie di marketing e Revenue management, etc.

Un Business plan è quindi una tabella di marcia che ti aiuta a restare organizzato e focalizzato, oltre che essere uno strumento fondamentale per coinvolgere soggetti esterni (come investitori, banche, società finanziarie, azionisti, pubblica amministrazione) ed interni all’azienda (come la proprietà, il direttore generale o il management).

Preparare una ricetta senza seguire le istruzioni può essere un esperimento divertente, ma quando si tratta del tuo albergo e del tuo investimento, meglio non improvvisare. 

Tecnicamente è possibile gestire un albergo senza un Business plan, potrebbe andare tutto bene e potresti raggiungere il tuo obiettivo. Ma sarà molto più difficile, richiederà più tempo, e correrai più spesso il rischio di sbagliare. 

Leggendo questo articolo e sfruttando il nostro modello di Business plan già pronto, scoprirai come scrivere la tua ricetta per creare un albergo di successo.

Analizzare e comprendere i fattori interni ed esterni al tuo albergo è fondamentale per procedere alla stesura di un Business plan efficace, soprattutto in un settore sempre più competitivo e mutevole come quello dell’ospitalità. Ma cosa significano questi termini?

Significa comprendere i punti forti e deboli del tuo hotel su tutti i livelli: dalle competenze del personale, alla qualità del servizio, fino alla capacità finanziaria. Conoscerli ti aiuterà a sfruttare ciò che funziona bene e migliorare le aree in cui sei carente. Ad esempio, se hai un servizio clienti eccezionale, potrai sfruttare questa forza nelle tue strategie marketing. Se invece scopri di avere una scarsa efficienza operativa, potrai decidere di implementare strumenti a supporto.

Significa capire le opportunità e le criticità presenti nel tuo mercato di riferimento. Nel settore alberghiero possono presentarsi rapidamente nuove tendenze, nuove preferenze dei clienti, cambiamenti nella tecnologia o nel comportamento dei competitor. Questi elementi possono essere opportunità o minacce: ad esempio, l'aumento del turismo eco-sostenibile potrebbe essere un punto a favore per un albergo già impegnato nella transizione “green”, ma una criticità per un hotel che non ha mai perseguito la sostenibilità.

Comprendere i fattori interni ed esterni ti aiuterà a prendere decisioni informate, pianificare strategie efficaci e adattarti rapidamente ai cambiamenti. Lo strumento più conosciuto ed utilizzato per farlo è l’analisi SWOT, acronimo di Strenghts (Forze), Weaknesses (Debolezze), Opportunities (Opportunità) e Threats (Minacce). 

Le Forze e le Debolezze sono legate all'analisi interna dell'albergo. Ad esempio, una forza potrebbe essere un team altamente qualificato e motivato, mentre una debolezza potrebbe essere l'assenza di un ristorante all'interno dell'albergo. 

Le Opportunità e le Minacce derivano dall'analisi esterna. Un'opportunità potrebbe essere l'incremento della domanda dovuto a un evento speciale, mentre una minaccia potrebbe essere la costruzione di un nuovo albergo concorrente nelle vicinanze.

La previsione della domanda è una componente cruciale di un Business plan per hotel: ti aiuta a gestire le risorse, pianificare le finanze, programmare le strategie di marketing e offrire un eccellente servizio al cliente.

Il modo migliore di prevedere la domanda è fare uno studio di mercato, tramite cui recuperare informazioni chiave sui trend, sui comportamenti dei consumatori, sulla concorrenza e su tutti i fattori che possono influenzare la domanda per i servizi del tuo hotel.

Ti suggeriamo di eseguire lo studio di mercato prima di procedere all’analisi SWOT, per poi utilizzare l’intero set di dati per la previsione della domanda.

Puoi dividere lo studio di mercato in due fasi:

Qui prenderai in considerazione le forze esterne che influenzano l'industria dell'ospitalità nel suo complesso. Ad esempio:

• Contesto politico-legislativo: leggi sul turismo, normative sull'ospitalità, normative sanitarie e di sicurezza, etc.
• Contesto economico: stato dell'economia in generale e del settore dell'ospitalità in particolare.
• Contesto sociale: tendenze demografiche generali, abitudini di viaggio, preferenze dei consumatori, etc.
• Mercato di riferimento: dimensione e tendenze del mercato target dell'albergo e dei concorrenti.
• Evoluzione tecnologica: tendenze tecnologiche rilevanti per l'industria dell'ospitalità come domotica, chatbot, intelligenza artificiale, etc.

Qui ti concentrerai sugli aspetti specifici dell'ambiente immediato del tuo albergo per capire meglio come differenziarti e personalizzare i tuoi servizi. Ad esempio:

• Clientela: definisce età, sesso, reddito, nazionalità, preferenze di viaggio e altre caratteristiche demografiche dei clienti target.
• Prodotti e Servizi: comprende il tuo inventario, i servizi in camera, i servizi di ristorazione, i servizi ricreativi, etc.
• Distribuzione Commerciale: come distribuisci e vendi i servizi dell'hotel, ad esempio prenotazioni online, partnership con agenzie di viaggio, etc
• Produzione di Operatori e Canali: dettaglia la catena di fornitura dell'hotel
• Concorrenza: esplora i competitor diretti e indiretti dell'hotel con loro punti di forza e di debolezza, prodotti e servizi, strategie di marketing, etc).

Per fare questo tipo di analisi ci si può avvalere di strumenti esterni come libri e riviste specializzate, atti di convegni, report delle associazioni di categoria o dati ISTAT, ma anche di strumenti interni come i dati provenienti dal tuo software gestionale, dalla Business Intelligence, dai canali OTA e dal benchmarking.

Il Piano di marketing è una sezione fondamentale del Business plan che si concentra esclusivamente sulla strategia di marketing, di revenue e finanziaria relativa a prodotti e servizi dell’hotel. Serve a fissare obiettivi e implementare azioni concrete per raggiungerli.

È un documento che si rivolge principalmente a un pubblico interno (direzione generale,  personale di ricevimento, responsabile Revenue, etc) e viene redatto ogni anno anche se è bene ricordarsi di aggiornarlo regolarmente per adattarsi all'evoluzione del mercato e ad eventuali cambiamenti interni dell'hotel.

Gli obiettivi delineati nel piano di marketing possono essere suddivisi in due categorie:

• Obiettivi strategici:  riguardano il medio-lungo termine e sono legati alla direzione generale dell'hotel.
• Obiettivi operativi: questi si riferiscono al breve termine e sono più focalizzati sull'esecuzione quotidiana.

Le sezioni che compongono tipicamente un Piano di Marketing includono:

• Business Mix per l'analisi della segmentazione di mercato dell'hotel.
• Strategia Commerciale: attività di revenue management, vendite e marketing mirate a raggiungere il budget previsto.
• Strategia Qualitativa: attività operative e di marketing per l'ottimizzazione delle procedure e il miglioramento dei punteggi delle recensioni.
• Strategia Finanziaria: attività correlate ai costi sostenuti dall'hotel.

Il vantaggio competitivo, o ciò che in termini di marketing si chiama "USP" (Unique Selling Proposition), è ciò che distingue la tua attività, i tuoi prodotti o i tuoi servizi da quelli dei tuoi concorrenti. In sostanza, è la ragione per cui i clienti dovrebbero scegliere te invece che altri.

Ma come fare per definire il tuo vantaggio rispetto alla concorrenza? Ecco alcuni passaggi da seguire:

• Analizza il mercato: devi capire cosa stanno offrendo i tuoi concorrenti e individuare i trend attuali del mercato. 
• Identifica potenziali rischi/opportunità: rifletti su come potresti differenziarti e superare i concorrenti utilizzando l'analisi SWOT già eseguita.
• Considera le esigenze dei clienti: cosa cercano i tuoi ospiti? Il miglior modo per farlo è chiedere direttamente a loro, evitando di fare supposizioni.

Dopo aver raccolto tutte queste informazioni, puoi elencare i tuoi punti di forza usando l’acronimo USP:

• U (Unique): le caratteristiche che rendono unico il tuo hotel. Può essere qualcosa che offri tu e nessun altro.
• S (Selling): avere un prodotto o servizio in linea con le aspettative del mercato o che non viene soddisfatto dai concorrenti.
• P (Points): i punti che differenziano il tuo hotel dalla concorrenza. 

Una volta eseguite tutte le analisi e raccolto i dati necessari, puoi procedere ad inserirli nel tuo Business plan, che diventerà un documento fondamentale per dirigere e far crescere la tua struttura ricettiva. 

Dovrai articolarlo in due sezioni principali: una descrittiva e una quantitativa. Ecco come comporre entrambe la parti:

Parte descrittiva:

• presentazione dell’azienda
• sintesi del progetto
• descrizione prodotti e servizi
• mercato di riferimento
• strategie commerciali
• SWOT analysis
• Calendario eventi

Parte quantitativa:

• KPI del mercato e della struttura
• Budget ricavi e costi
• Produzione top accounts e canali
• Business mix
• Analisi in termini di qualità

In questo articolo hai scoperto quali sono tutti i passaggi necessari per creare il Business plan completo della tua struttura alberghiera o extralberghiera.

Iniziare da zero, però, può essere difficile, soprattutto se è la prima volta che ti trovi a doverne redigere uno. Ecco perché abbiamo preparato per te un template di esempio di Business plan da scaricare gratuitamente!

Al suo interno troverai anche uno schema Excel abbinato: insieme ti forniranno una struttura solida e ti guideranno passo dopo passo nella stesura. Non solo risparmierai tempo e sforzo, ma avrai anche la certezza di non sbagliare. Inizia subito a scrivere la ricetta per il successo del tuo hotel!