Usare la Booking window per aumentare le prenotazioni? Ecco come fare!

La Booking window, o finestra di prenotazione, è l’intervallo di tempo tra la data in cui viene effettuata una prenotazione e la data effettiva di inizio del soggiorno.

Per esempio, se un ospite prenota il 1 giugno per un soggiorno che inizierà in data 30 giugno, la sua Booking window è di 30 giorni.

Questo dato è fondamentale per pianificare le tue strategie tariffarie e di marketing perché non solo scoprirai quali sono le abitudini di prenotazione della tua clientela, ma sarai anche in grado di ottimizzare le tue offerte e promozioni in base ai periodi di maggiore e minore richiesta.

Insieme alla Booking window è sempre necessario analizzare anche il pick up. Il pick up è il numero totale di camere prenotate entro una specifica Booking window per una determinata data di soggiorno. Ad esempio, se il pickup a 30 giorni per il 30 giugno è di 5 camere, significa che si prevede di ricevere 5 prenotazioni 30 giorni prima del 30 giugno.

Monitorare il pick up a intervalli regolari permette di acquisire una migliore comprensione dell’andamento delle prenotazioni e dell’occupazione, permettendoti di anticipare le tendenze del mercato e adattare di conseguenza le tue strategie di prezzo.

Per rendere più chiara e immediata la lettura dei dati sul pick up, è utile trasferirli in un grafico che possiamo chiamare “curva dell’occupazione”.

Grazie a questo grafico potrai capire immediatamente quale percentuale di occupazione (o quante prenotazioni, se sceglierai di riportare i valori assoluti) dovresti avere in ogni periodo dell’anno e potrai identificare molto più semplicemente eventuali modelli stagionali che si verificano nella tua struttura ricettiva.

Costruire una curva dell’occupazione di questo tipo può sembrare complesso, ma è possibile farlo anche utilizzando un semplice foglio Excel o, ancora meglio, implementando un software che offra questa funzione in automatico. Ecco come:

Raccolta dati storici e attuali

Per iniziare, dovrai raccogliere dati storici delle tue prenotazioni, idealmente per almeno 2-3 anni precedenti. Questo include la data di prenotazione, la data di soggiorno, il numero di camere prenotate e le cancellazioni. Contemporaneamente, dovrai monitorare le prenotazioni attuali e aggiornare costantemente i dati, meglio se in tempo reale.

Creazione del grafico su Excel

In un nuovo foglio di lavoro dovrai inserire tutti i dati precedentemente raccolti, utilizzando le colonne per i giorni e le righe per inserire il tasso di occupazione giornaliero (o il numero di prenotazioni ricevute giorno per giorno). A questo punto, dovrai utilizzare le funzioni di grafico di Excel per creare la tua curva di occupazione.

Utilizzo di un software automatizzato

Utilizzare Excel è semplice se hai dimestichezza, ma richiede comunque molto tempo sia nella fase di raccolta dei dati, che nella fase di creazione dei grafici da incrociare tra loro. Il modo più semplice per monitorare e confrontare i tuoi dati è quindi introdurre un software che ti permetta di automatizzare questa analisi.

Ad esempio, la Dashboard di Smartpricing ti permette di vedere chiaramente la tua curva di occupazione e fare confronti semplicemente selezionando i periodi di tuo interesse.

Una volta creata la curva dell’occupazione, potrai confrontarla con quelle degli anni precedenti per identificare tendenze e anomalie nella domanda.

Ad esempio, se la tua curva mostra un calo rispetto all'anno precedente nello stesso periodo, potrai intervenire rapidamente con azioni di marketing mirate o aggiustamenti dei prezzi. Allo stesso modo, se i dati mostrati nella curva sono superiori alle previsioni, potrai considerare di aumentare le tariffe per massimizzare i ricavi.

Una volta analizzate le curve dell’occupazione, sarai in grado di individuare i periodi di bassa domanda e pianificare azioni di marketing per potenziare le prenotazioni.

È qui che torna in gioco la Booking window: conoscere la finestra di prenotazione media dei tuoi ospiti ti permetterà di concentrare gli sforzi promozionali nel periodo giusto, evitando sprechi di risorse. Ad esempio, se i tuoi ospiti tendono a prenotare con 30 giorni di anticipo, sarà utile lanciare campagne pubblicitarie mirate almeno 30/45 giorni prima del periodo di bassa domanda.

• Campagne Google Ads e Social media: creare annunci su Google Ads e piattaforme social (come Facebook e Instagram) che iniziano a girare 45 giorni prima del periodo identificato come di bassa domanda, utilizzando messaggi accattivanti che includano offerte speciali o pacchetti esclusivi per incentivare le prenotazioni.
• Email marketing: segmentare la mailing list in base alla Booking window di ciascun ospite e inviare email personalizzate con offerte speciali. Ad esempio, inviare una newsletter con uno sconto del 10% per prenotazioni effettuate 30 giorni prima della data di soggiorno.
• Influencer marketing: pianificare post e storie in collaborazione con influencer del settore che promuovano il tuo hotel. In questo caso sarà utile prevedere la tracciabilità delle attività degli influencer in modo da monitorare la Booking window delle prenotazioni che verranno generate da quel canale. Questo ti aiuterà ad aumentare la visibilità e incentivare le prenotazioni future.

Analizzare la Booking window per i diversi canali di vendita che utilizzi ti aiuterà a capire quali sono i più efficaci nei vari periodi.

Ad esempio, se le prenotazioni last-minute arrivano prevalentemente dalle OTA, dovrai investire in promozioni specifiche su questi canali. Viceversa, se noti che dal tuo sito web provengono principalmente prenotazioni anticipate, potrai pianificare campagne SEO (Search Engine Optimization) e SEM (Search Engine Marketing) che ti aiutino ad attrarre più traffico diretto

• OTA (Online Travel Agencies): qui potrai utilizzare gli strumenti specifici messi a disposizione dalle singole piattaforme, come le promozioni “Last-Minute Deals” su Booking.com o le “Mobile-Only Deals” su Expedia.
• Sito Web e SEO: investire in campagne SEO e SEM ti aiuterà a migliorare il posizionamento del tuo sito web sui motori di ricerca. Ad esempio, potrai utilizzare parole chiave specifiche e creare landing page dedicate che offrano sconti per prenotazioni dirette fatte con largo anticipo.
• Metamotori di ricerca: lavorare con meta search engines come Trivago o Google Hotel Ads ti aiuterà ad aumentare la visibilità e attrarre prenotazioni dirette, ottimizzando i costi di acquisizione dei clienti.

Conoscere la Booking window ti aiuterà anche a definire quali prodotti o servizi promuovere in determinati periodi.

Ad esempio, se noti che una Booking window tra i 10 e i 20 giorni non favorisce la vendita di camere family, ma risulta efficace per il pacchetto "camera doppia + cena romantica", potrai decidere di creare una campagna mirata per promuovere questo tipo di offerta.

• Offerte speciali e pacchetti: creare pacchetti promozionali specifici per diverse Booking window. Ad esempio, pacchetti per famiglie che prenotano con 60 giorni di anticipo o sconti dedicati ai chi viaggia da solo e prenota last minute.
• Eventi e attività: promuovere eventi speciali o attività disponibili durante il soggiorno. Ad esempio, per le prenotazioni last-minute potresti offrire ingressi gratuiti a eventi locali o attività organizzate dall’hotel.
• Programmi fedeltà: implementare programmi fedeltà che premiano le prenotazioni anticipate con punti extra o sconti futuri, incentivando così le prenotazioni con largo anticipo. Se ti interessa approfondire questo tema, ti suggeriamo di leggere il nostro articolo per capire se al tuo hotel serve un programma fedeltà.

Dopo aver capito quali canali utilizzare e quali prodotti o servizi proporre, l’ultimo passaggio da compiere è capire quale segmento di mercato andare a colpire con le tue azioni di marketing.

Analizzando i segmenti di mercato attraverso il tuo software gestionale o CRM, potrai identificare quali sono quelli maggiormente reattivi nella Booking window in cui ti interessa spingere le prenotazioni.

Potrai quindi definire messaggi di marketing specifici per coppie, famiglie, gruppi o singoli, in base alla nazionalità, lo status e agli altri parametri rilevanti a tua disposizione. Conoscere questi dettagli ti consentirà di personalizzare le campagne di marketing per ciascun segmento, aumentando l’efficacia delle promozioni e il tasso di conversione.

• Famiglie: creare campagne mirate per le famiglie che prenotano con largo anticipo, offrendo sconti su soggiorni più lunghi o pacchetti che includano ingressi a parchi tematici e attività per bambini.
• Viaggiatori d'affari: per i viaggiatori d'affari che prenotano all'ultimo minuto, promuovere offerte business-friendly, come il check-in rapido, servizi di concierge personalizzati e postazioni di lavoro organizzate.
• Gruppi: creare offerte speciali per gruppi che prenotano con anticipo, come sconti su più camere prenotate insieme o pacchetti che includono tour e attività di gruppo.

Essere in grado di monitorare e analizzare in modo tempestivo i dati relativi a Booking window e pick up può davvero fare la differenza, sia per aumentare la redditività della tua struttura ricettiva che per evitare di trovarti, all’ultimo momento, in difficoltà con le prenotazioni senza il tempo necessario per intervenire.

In questa delicata attività, il software di prezzi dinamici e Revenue management Smartpricing ti offre un supporto fondamentale: non solo ti permette di confrontare in pochi click le tue curve di occupazione, ma l’algoritmo tiene già in considerazione questi dati per applicare la strategia di prezzi dinamici più adatta alla tua struttura ricettiva, aggiornandoli costantemente in base alla pressione della domanda e pubblicando in automatico i tuoi prezzi sui tuoi canali di prenotazione.

Tu, nel frattempo, avrai sia il pieno controllo sulla strategia tariffaria che maggiore tempo a disposizione per dedicarti alle azioni di marketing necessarie a potenziare le tue prenotazioni.

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