Guida: Impara a gestire da remoto la tua struttura ricettiva

Negli ultimi anni il turista è diventato sempre più digitale, il suo processo di acquisto include diversi canali online che lo accompagnano in tutto il percorso.

Il numero di Case Vacanze, Hotel e B&B che sta implementando tecnologie digitali è in forte aumento e, ora più che mai, Host e Property Manager stanno investendo in sistemi digitali in grado di soddisfare le aspettative dei loro ospiti, migliorare la loro esperienza complessiva, ma soprattutto in grado di generare maggiori entrate per la loro attività.

Il self check-in rappresenta un innovativo strumento indispensabile per offrire un servizio completo, moderno e flessibile nel settore. Si tratta di un sistema di registrazione automatizzato che permette agli ospiti di effettuare il check-in in una struttura ricettiva senza la necessità della presenza fisica dell'host, in completa sicurezza e autonomia.

Questo processo è molto intuitivo: dopo aver completato la prenotazione gli ospiti possono accedere alla struttura utilizzando un codice numerico univoco che viene generato per ogni prenotazione e inviato sul loro smartphone.

Utilizzare e implementare il servizio di controllo accessi nella propria struttura è vantaggioso per diversi motivi: non richiede permessi condominiali per l'installazione e consente di accettare tutte le prenotazioni, comprese quelle last minute e con arrivo a orari scomodi per l'host, poiché non è più necessario consegnare le chiavi agli ospiti.

E importante elencare gli strumenti di supporto che consentono un self check-in sicuro ed efficiente:

L'apertura portone da remoto consente agli host di aprire il portone principale della struttura direttamente da uno smartphone o da un computer, senza essere fisicamente presenti. Questa funzionalità è utile per gestire arrivi in qualsiasi momento.

L’apertura porta con codice offre agli ospiti la possibilità di entrare nella struttura utilizzando un codice temporaneo, eliminando la necessità di chiavi fisiche e riducendo il rischio di smarrimenti.

Il web concierge check-in permette agli ospiti di completare il check-in casa vacanze, accedere a informazioni utili e ricevere assistenza virtuale durante il soggiorno, migliorando l’esperienza complessiva.

Gestire le procedure burocratiche legate ai check-in può far perdere tempo prezioso agli host, tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività cruciali.

Questi adempimenti richiedono una certa precisione per evitare errori e sanzioni, poichè gli host devono inviare le schedine alloggiati al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato entro 24 ore dal check-in di ogni ospite e occuparsi del calcolo e della riscossione della tassa di soggiorno da versare al proprio comune di riferimento. Eventuali errori di compilazione o invio possono comportare sanzioni.

Per questo motivo, molti host scelgono il check-in online. Come funziona? Questo sistema permette di richiedere agli ospiti di compilare in autonomia e prima del loro arrivo i dati necessari per le Schedine Alloggiati, che verranno poi inviate automaticamente al Portale Alloggiati Web. Inoltre, questi sistemi innovativi di check in a distanza permettono di calcolare in automatico la tassa di soggiorno e riscuotere online i relativi pagamenti. Questo processo fa risparmiare tempo agli host e consente agli ospiti di accedere alla struttura senza attese, riducendo del 70% i tempi dei check-in.

Con il self check in automatico in struttura è quindi possibile:

• Effettuare il check-in online subito dopo la prenotazione.
• Raccogliere i dati degli ospiti per inviarli automaticamente alla questura e al Portale Alloggiati.
• Inviare e riscuotere pagamenti.
• Firmare digitalmente il contratto di locazione.
• Entrare nell’alloggio con chiavi virtuali, tramite un codice che sblocca lo smart lock o una serratura digitale.
• Gestire b&b a distanza attraverso l’apertura del citofono e della porta di ingresso.

L’integrazione di tecnologie digitali e soluzioni di automazione nella gestione delle strutture ricettive rappresenta il futuro dell’ospitalità. Strumenti come il self check-in e il check-in online migliorano l’efficienza operativa, riducono i tempi di gestione e garantiscono una migliore esperienza per gli ospiti.

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Adottare queste innovazioni non solo rende la gestione più semplice e sicura, ma permette anche di offrire un servizio più moderno e in linea con le esigenze dei viaggiatori di oggi. In un settore competitivo come quello dell'ospitalità, abbracciare le tecnologie digitali può fare la differenza. Non perdere l'opportunità di offrire un'esperienza indimenticabile ai tuoi clienti.