Impatto degli eventi sulle tariffe in hotel: come valutarlo per massimizzare i profitti?

Davanti a questi esempi, è facile pensare che siano solo gli eventi di dimensioni eccezionali a influenzare le performance delle strutture ricettive. In realtà si tratta di un fenomeno più ampio, che ha portato gli economisti a coniare il termine funflation per definire l’aumento dei prezzi influenzato da un evento. 

Se è vero che la funflation dipende in larga parte dall’inflazione in generale, gli esperti sostengono che derivi anche da un meccanismo simile a quello del revenge tourism: le persone sono più propense a partecipare agli eventi, grandi e piccoli, per compensare le rinunce fatte durante la pandemia.

Chiunque si occupi di determinazione delle tariffe in una struttura alberghiera lo sa: a volte basta un solo evento o una festività locale, magari anche di nicchia, per far schizzare la domanda. In questi casi, farsi prendere alla sprovvista con dei prezzi inadeguati… può creare parecchi rimorsi e un sicuro svantaggio economico rispetto a chi, tra i concorrenti, aveva previsto l’impatto dell’evento.

Sì perché non basta correre a cambiare i prezzi all’ultimo momento. Per massimizzare le entrate del tuo hotel è necessario adattare la tua strategia tariffaria con settimane (a volte mesi) di anticipo sull’evento.

La prima cosa da fare per accertarsi di non perdere nessuna opportunità di guadagno derivata dagli eventi, è stabilire quanti e quali eventi potrebbero essere rilevanti per la tua struttura ricettiva e adottare una tecnica prestabilita per regolare di conseguenza la tua strategia tariffaria. 

Nella prima fase puoi stabilire una classificazione generale degli eventi, suddividendoli in 

Sono i più facili da intercettare perché vengono programmati con mesi o anni di anticipo, come nel caso delle Olimpiadi invernali di Milano-Cortina 2026, e ti danno tutto il tempo di preparare la tua strategia di prezzo e distribuzione. 

Ricorda che questo tipo di manifestazioni genera una domanda talmente forte da andare oltre i confini geografici delle città in cui si terrà l’evento vero e proprio, per cui anche strutture ricettive a svariati chilometri di distanza dovrebbero tenerne conto.

Sono i più vicini a te ed includono manifestazioni di dimensioni più o meno estese. Sono feste locali e sagre, concerti di artisti nazionali o locali, mostre d'arte e festival culturali, conferenze, tornei sportivi minori, spettacoli teatrali, mercatini, eventi gastronomici o raduni di appassionati.

In questo caso dovrai dedicare più tempo e attenzione al monitoraggio, perché spesso questo genere di evento viene annunciato poche settimane prima e avere tempismo è fondamentale.

Per evitare di dover costantemente cercare gli eventi per aggiornare la tua lista, potrebbe essere utile dotarsi di un software che rilevi automaticamente gli eventi vicino a te, calcolando il potenziale impatto sulle vendite.

In questa categoria rientrano tutti gli eventi che vanno oltre il nostro controllo, dalle sempre più frequenti condizioni metereologiche estreme (solo nel 2022 in Italia si sono verificati 132 eventi climatici estremi come  grandinate, nubifragi, trombe d'aria), agli scioperi dei trasporti, alla cancellazione improvvisa di eventi a ridosso della data, fino agli eventi emergenziali come ci ha dimostrato la pandemia.

Se è vero che non è possibile prevedere quest’ultimo tipo di eventi, è vero che si può comunque essere preparati grazie a una tariffazione dinamica che possa adattarsi molto velocemente alle fluttuazioni improvvise della domanda.

Non sempre gli eventi hanno un impatto positivo sulla performance di un hotel. Al di là degli eventi imprevisti appena menzionati, che portano sempre a un crollo della domanda, ci sono anche altri fattori da prendere in considerazione, come la tipologia di clientela o il tipo di hotel, per valutare la possibilità di un impatto negativo.

Ecco alcuni esempi validi in generale per gli hotel con target business e quelli con target leisure.

È probabile che gli eventi aziendali in questa categoria di hotel portino a un incremento di prenotazioni e ADR durante i giorni feriali, abbinato a un successivo calo dell’occupazione: un evento che inizia a metà settimana avrà molti viaggiatori in cerca di un soggiorno di 2 o 3 notti, il che ti espone al rischio di avere troppa disponibilità prima e dopo l'evento. 

In questo caso, la tua strategia tariffaria potrebbe applicare restrizioni sulla durata del soggiorno o offerte più convenienti per chi sceglie di arrivare di domenica. Un esempio di evento con impatto negativo per questo tipo di hotel sono le festività, che potrebbero comportare una diminuzione dei viaggi di lavoro e influenzare negativamente la domanda. 

Tutti gli eventi, sia minori che maggiori, hanno un grande impatto su questo tipo di hotel. A seconda del tipo di evento si dovrà adeguare la strategia tariffaria: per i grandi concerti si potranno prevedere prenotazioni di gruppo, mentre gli eventi più piccoli potrebbero attirare famiglie interessate a un servizio b&b o mezza pensione. 

Fondamentale è tenere sempre monitorate le festività estere del proprio segmento di clientela, poiché possono influenzare la domanda di alloggio indipendentemente dagli eventi e festività locali. In questo caso è utile prepararsi per tempo con tariffe o promozioni su misura per questo tipo di ospiti, puntando sull’aggiunta di servizi extra come corsi di cucina, degustazioni o attività culturali.

Una volta mappati tutti gli eventi rilevanti per la propria struttura è necessario attribuire loro un valore per poter definire una strategia tariffaria corretta.

Nel farlo, è importante tenere in considerazione non solo l’impatto positivo, ma anche quello potenzialmente negativo. 

Una possibile classificazione potrebbe essere così organizzata:

Evento maggiore:

• percentuale di occupazione superiore al …%
• ricavo medio superiore almeno del …% rispetto all’ADR media del periodo

Evento minore:

• percentuale di occupazione superiore al …%
• ricavo medio superiore almeno del …% rispetto all’ADR media del periodo

Evento maggiore:

• percentuale di occupazione inferiore al …%
• ricavo medio inferiore almeno del …% rispetto all’ADR media del periodo

Evento minore:

• percentuale di occupazione inferiore al …%
• ricavo medio inferiore almeno del …% rispetto all’ADR media del periodo

Per accertarsi di dare il giusto peso specifico a ciascun evento nella propria struttura ricettiva è importante tenere in considerazione diversi fattori come storico delle prenotazioni, forecast, pick up e pressione della domanda, concorrenza, segmentazione della clientela. Se vuoi rileggere la definizione esatta di tutti questi termini, puoi consultare il nostro Glossario del Revenue management!

Analizzare in modo approfondito e continuativo i dati è fondamentale anche per accertarsi di non dare mai nulla per scontato. Se, ad esempio, l’abitudine ti dice che un determinato evento solitamente funziona bene, potresti trascurare di analizzarlo e non accorgerti che le dinamiche sono cambiate rispetto agli anni precedenti. 

Comprendere in modo esatto l'impatto che gli eventi hanno sulla tua struttura ricettiva è cruciale per ottimizzare le tariffe e massimizzare i ricavi. 

Questo lavoro di individuazione e valutazione, tuttavia, può rivelarsi un compito impegnativo e prestarsi a numerosi errori di valutazione che possono dipendere anche dalla tua percezione e dal tuo interesse verso determinati eventi piuttosto che altri.

Il modo migliore per eliminare fatica e soggettività è utilizzare uno strumento come il software di prezzi dinamici e Revenue management Smartpricing, che rileva automaticamente gli eventi importanti per la tua struttura ricettiva ed è in grado di ipotizzare il loro impatto sulle tue vendite, aiutandoti a trovare il prezzo più redditizio.

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