MICE in hotel: guida rapida

Gli hotel dedicati al segmento MICE sono strutture specializzate nell'organizzazione e nell'accoglienza di eventi, o semplicemente dei loro partecipanti.

Si tratta di strutture molto versatili, in grado di supportare l’organizzazione a tutto tondo sia di una festa privata che di grandi congressi.

In particolare, i tipi di eventi che gli hotel MICE organizzano e gestiscono sono:

• Meetings: questa categoria comprende riunioni aziendali, tavole rotonde, workshop, seminari e presentazioni. 
• Incentives: tutte le attività ricreative organizzate dalle aziende per premiare i loro dipendenti o clienti. 
• Conferences: qui parliamo di eventi più ampi e formali, come congressi, convegni e conferenze internazionali. 
• Exhibitions: mostre e fiere dove le aziende espongono i loro prodotti o servizi a potenziali clienti e partner commerciali.

Il mercato MICE riveste un ruolo cruciale per gli hotel perché contribuisce in modo significativo al fatturato globale del settore e rappresenta una preziosa fonte di reddito.

Gli eventi MICE possono infatti portare valore aggiunto all’industria in diversi modi, ecco quali.

Eventi come riunioni aziendali, conferenze e fiere attirano clienti business che, di solito, richiedono alloggi per periodi più prolungati rispetto ai viaggiatori leisure. 

Questo comporta prenotazioni multiple di camere e servizi di ristorazione, garantendo una fonte stabile di ricavi per l'hotel. 

Inoltre, gli ospiti business tendono a spendere di più per servizi e comfort aggiuntivi, come connessioni Wi-Fi ad alta velocità, servizi di lavanderia, room service e altre comodità, aumentando ulteriormente le entrate per l'hotel.

Leggi questo articolo se vuoi scoprire altre strategie per aumentare il fatturato del tuo hotel.

Gli eventi MICE possono essere una soluzione efficace per combattere la stagionalità turistica. 

Molte destinazioni turistiche attraversano momenti di poca affluenza, ma gli eventi MICE possono aiutare gli hotel a mantenere una buona occupazione anche in questi periodi. 

Ciò significa che l'hotel può continuare a operare in modo redditizio durante tutto l'anno, senza subire grandi fluttuazioni stagionali.

Gli eventi MICE offrono agli hotel l'opportunità di costruire rapporti duraturi con gli ospiti e gli organizzatori di eventi. 

Offrendo un servizio impeccabile, strutture all'avanguardia e un'esperienza indimenticabile, gli hotel possono conquistarsi la fiducia e la fedeltà dei clienti che potrebbero scegliere di tornare per futuri eventi o viaggi di piacere.

Last but not least, gli eventi MICE portano benefici anche all'economia locale. 

Conferenze e fiere attirano infatti delegati, espositori e partecipanti da diverse parti del mondo, generando flussi turistici significativi. 

Questi visitatori hanno bisogno di servizi di ristorazione, trasporti, shopping e intrattenimento, contribuendo all'economia locale e favorendo il commercio della zona.

Il mercato MICE è in continua espansione e presenta numerose opportunità per gli hotel che decidono di investire in questo segmento. 

Ecco alcuni delle principali vantaggi che il mercato MICE può portare al tuo hotel.

Aggiungere servizi e infrastrutture dedicate agli eventi MICE consente agli hotel di attingere a una clientela business e corporate, oltre a quella turistica tradizionale. 

Questa diversificazione può contribuire a bilanciare la stagionalità turistica e aumentare la stabilità economica dell'hotel.

Il mercato MICE attrae una vasta gamma di clienti da aziende a organizzazioni no-profit, da associazioni a enti governativi. 

Questa diversità offre agli hotel la possibilità di ampliare la loro base clienti e di stabilire relazioni a lungo termine con gli organizzatori che possono ritornare in futuro. 

Inoltre, gli eventi MICE spesso coinvolgono partecipanti provenienti dall’estero, consentendo agli hotel di espandere la propria visibilità e raggiungere nuovi mercati.

Il mercato MICE non è limitato solo alle grandi città.

Anche le destinazioni di nicchia come luoghi storici, località costiere o aree rurali, possono attirare eventi tematici o specifici settori di mercato. 

Ad esempio, un hotel situato in una zona vinicola può diventare una destinazione ideale per eventi legati al settore enogastronomico. 

La possibilità di specializzarsi in determinati settori di mercato consente agli hotel di differenziarsi e diventare dei punti di riferimento per eventi specifici.

Gli hotel MICE possono offrire pacchetti di servizi completi che comprendono alloggio, spazi per eventi, servizi di catering, attività extrascolastiche e supporto logistico. 

Questi pacchetti semplificano l'organizzazione dell’evento agli organizzatori, poiché tutto viene gestito da un unico punto di contatto. 

Questo approccio all-inclusive può aumentare l'attrattiva dell'hotel e migliorare l'esperienza complessiva dei partecipanti.

L’opportunità più grande che offre il mercato MICE riguarda senza dubbio il revenue.

Garantirsi un evento interno può infatti migliorare sensibilmente la tua strategia di revenue management e di pricing dinamico.

Prova a pensarci. 

Se il tuo hotel ha 100 camere e, grazie a un evento interno, 50 di queste saranno occupate dai partecipanti, potrai operare come se fossi un hotel di sole 50 camere.

Di conseguenza, la flessibilità tariffaria e la reattività agli eventi esterni (meteo, pressione della domanda) sarà molto più alta. 

Tutto questo potrai farlo sapendo di avere lo “zoccolo duro” dei ricavi già garantito dalle entrate del settore MICE.

Se vuoi approfondire questi argomenti, leggi la nostra guida completa al revenue management.

Se invece cerchi uno strumento che ti aiuti a trovare prezzi migliori per le tue stanze, guarda come funziona Smartpricing.

Gli Hotel MICE si distinguono per una serie di caratteristiche chiave che li rendono idonei ad accogliere eventi di successo. 

Vediamo di quali si tratta.

Le strutture devono essere in grado di offrire ampie sale riunioni modulari che possono essere adattate per ospitare gruppi di diverse dimensioni. 

Queste sale dovrebbero essere dotate di pareti mobili o soluzioni di divisione, consentendo di creare ambienti personalizzati per meeting più piccoli o eventi più grandi.

Un Hotel MICE dovrebbe fornire attrezzature tecnologiche all'avanguardia, compresi schermi interattivi, videoproiettori, impianti audio potenti e collegamenti Wi-Fi ad alta velocità. 

Inoltre, dovrebbe essere disponibile personale tecnico dedicato per assistere durante l'allestimento e l'esecuzione degli eventi.

Gli eventi MICE rappresentano un'opportunità importante per il networking e lo scambio di idee tra partecipanti provenienti da diverse aziende e settori. 

Gli hotel dovrebbero offrire spazi appositamente dedicati per agevolare il networking informale, come aree lounge e caffetterie, dove i partecipanti possono incontrarsi, conoscersi e condividere esperienze.

Se ci si vuole orientare verso il segmento incentives (ma non solo), un hotel MICE dovrebbe avere spazi esterni o interni per attività di team-building e socializzazione. 

Questi spazi consentono ai partecipanti di rilassarsi e interagire in un ambiente informale, stimolando la collaborazione e la coesione del gruppo.

Gli Hotel MICE offrono servizi di catering personalizzati per soddisfare le diverse esigenze dei partecipanti agli eventi. 

Ciò include la possibilità di scegliere tra una vasta gamma di menu e opzioni di cibo, dalle colazioni energetiche ai pranzi leggeri e alle cene di gala. 

Il catering può anche essere adattato per soddisfare restrizioni dietetiche, preferenze alimentari e requisiti culturali.

Si tratta di un’area attrezzata con computer, stampanti e servizi di segreteria. 

A questi, in base all’occasione e al tipo di evento, potrebbe essere opportuno affiancare servizi di traduzione e interpretariato per i partecipanti internazionali.

Un hotel MICE che si rispetti mette a disposizione un team dedicato che collabora con gli organizzatori per pianificare e organizzare ogni aspetto dell’evento. 

Dal momento della prenotazione fino alla conclusione dell'evento, il team di supporto si assicura che tutto proceda senza intoppi e che le esigenze dei partecipanti siano soddisfatte in modo impeccabile.

Oltre alle caratteristiche appena elencate, ci sono altri elementi che rendono un Hotel MICE davvero speciale e di successo.

I due più importanti sono l’ascolto dei clienti e la capacità di offrire soluzioni su misura.

Soltanto con l’ascolto si possono comprendere appieno le esigenze, i desideri e gli obiettivi dell'organizzatore dell'evento. 

Ascoltando e comprendendo le richieste del cliente si può quindi offrire un servizio tailor made. 

Questo può includere l'adattamento delle sale riunioni e degli spazi espositivi alle specifiche esigenze dell'evento, la creazione di menu di catering personalizzati e la progettazione di attività extra uniche per coinvolgere gli ospiti.

Gli Hotel MICE devono essere all'avanguardia nell'offrire strumenti tecnologici e innovativi per semplificare l'organizzazione degli eventi. 

Parliamo ad esempio di registrazioni online, strumenti per l'interazione e il networking tra partecipanti, tecnologie immersive.

La registrazione online e il self check-in sono ormai necessarie nell’organizzazione di un evento. 

Semplificano notevolmente il processo di check-in per gli ospiti riducendo code e i tempi di attesa. 

Gli Hotel MICE possono implementare sistemi di self check-in che permettono ai partecipanti di registrarsi autonomamente all'arrivo attraverso dispositivi touch-screen o smartphone, e rendono l'esperienza più efficiente e confortevole.

Durante l’evento stesso, tecnologie di interazione come i sondaggi in tempo reale e le votazioni elettroniche, possono coinvolgere attivamente i partecipanti e raccogliere feedback immediati. 

Se a queste aggiungiamo strumenti per il networking e la socializzazione, si può consentire ai partecipanti di connettersi tra loro, scambiare contatti e avviare discussioni prima, durante e dopo l'evento. 

Questi strumenti facilitano la creazione di nuove relazioni professionali e aumentano il valore complessivo dell'evento.

Paragrafo a parte meritano poi le tecnologie immersive. 

Oggigiorno, un hotel che vuole dedicarsi al settore MICE deve pensare seriamente a come sfruttare la realtà virtuale (VR) e la realtà aumentata (AR) per arricchire l'esperienza dei clienti. 

Ad esempio, durante una fiera di settore, può mostrare a potenziali organizzatori di eventi le proprie sale e i propri spazi attraverso dei visori elettronici.

In questo modo, un potenziale cliente MICE può esplorare gli ambienti dell’hotel a distanza e ottenere più in fretta le informazioni di cui ha bisogno.

Il segmento MICE rappresenta una grande opportunità per l'industria alberghiera.

Se vuoi investire in questo settore e ottenere subito i primi benefici, inizia ottimizzando la gestione dei prezzi.

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