Cos’è il minimum stay: pro e contro

Il minimum stay definisce il numero minimo di notti di durata di un soggiorno. 

Per cui, se un ospite volesse soggiornare per periodi più brevi del minimum stay richiesto da una struttura ricettiva, non potrebbe farlo (o dovrebbe comunque pagare l’intero periodo minimo di soggiorno).

Il minimum stay fa parte di una serie di strumenti a disposizione di albergatori, gestori e manager che vengono utilizzati per ottimizzare l’occupazione delle strutture ricettive

Questi strumenti, chiamati “stay controls”, si usano per tenere sotto controllo l’occupazione in momenti particolari in cui avvengono picchi e crolli di domanda improvvisi.

Altri stay controls oltre al minimum stay sono il maximum stay, il closed to arrival e il closed to departure.

Se vuoi approfondire il significato di questi termini, ti consigliamo di consultare il nostro glossario del revenue management.

Nel Revenue management gli strumenti principali per massimizzare i ricavi sono la gestione dei prezzi e la gestione dell’occupazione.

Ma qual è il motivo per cui dovresti richiedere ai tuoi ospiti una durata minima di soggiorno?

Questo creerebbe un brevissimo eccesso di domanda che poi andrebbe a influenzare negativamente anche i giorni immediatamente precedenti e successivi.

Se fossi, ad esempio, in primavera avanzata a gestire un hotel leisure, potresti trovarti con una fortissima richiesta per le notti di venerdì e sabato.

Se accettassi tutte le richieste per quelle date, avresti l’hotel pieno a prezzi alti nel fine settimana.

Tuttavia perderesti tutti quei potenziali ospiti interessati a soggiornare anche domenica o giovedì. 

Avresti quindi alti ricavi nel week end a scapito del revenue generale della settimana.

Per questo motivo si imposta, almeno per alcune camere, un minimum stay che, riducendo la domanda per il week-end, permette di accettare turisti che vogliono effettuare soggiorni più lunghi.

In questo modo si massimizzano i ricavi dell’hotel.

Grazie al minimum stay puoi quindi gestire al meglio la domanda nei periodi di picco riservando le camere agli ospiti che intendono soggiornare più a lungo.

Un soggiorno più lungo equivale a minori costi per l’hotel dovuti al minor lavoro burocratico e al risparmio di tempo da parte dello staff. 

Per questo hai maggior margine di manovra con i prezzi e puoi offrire tariffe scontate per soggiorni lunghi, favorendo un ulteriore incremento della domanda.

Come detto poco fa, i soggiorni più lunghi permettono di ottimizzare il lavoro in hotel. 

Prova infatti a confrontare una vendita a 3 ospiti diversi che soggiornano un giorno a testa con la vendita a un solo ospite che, però, soggiorna 3 notti.

E potresti generare insoddisfazione.

Immagina un tuo ospite storico che all’improvviso non riesce a prenotare nel periodo che preferisce perché hai impostato il minimum stay (se è veramente un ospite storico forse potresti fare un’eccezione, vero?).

Oppure un ospite che ha già prenotato e all’improvviso vorrebbe ridurre il suo soggiorno, ma non può perché è già al limite minimo.

La decisione su quando applicare il minimum stay si basa sui dati storici che ti aiutano a definire modelli di comportamento futuri dei clienti.

In parole povere, in base al comportamento passato si prevede il comportamento futuro.

Ma non è detto che questo avverrà.

Se l’anno scorso, per un certo periodo, hai ricevuto 70 richieste di prenotazioni per soggiorni di 3 notti, non è detto che succederà di nuovo anche quest’anno.

Se imposti un minimum stay basandoti solo sullo storico e non disponi di strumenti capaci di valutare l’andamento della domanda in tempo reale, potresti trovarti in difficoltà a riempire l’hotel.

Come abbiamo visto prima, impostare un minimum stay riduce la flessibilità dei clienti rendendoli potenzialmente scontenti.

Se utilizzi questa pratica eccessivamente, la frustrazione degli ospiti potrebbe aumentare al punto che potrebbero cambiare hotel e non tornare più.

Ritorniamo all’esempio dell’ospite abituale di prima: se applichi il minimum stay potrebbe anche decidere, per una volta, di soggiornare un giorno in più.

Ma se anche le volte successive si trovasse “costretto in un angolo” dalla rigidità del minimum stay, allora potrebbe provare frustrazione e, per questo, decidere di cambiare hotel.

Il minimum stay è uno strumento molto utile se ben applicato, per questo è necessario utilizzare alcune accortezze.

Analizzare i dati e le statistiche in tuo possesso, anche se danno informazioni imperfette, è fondamentale per impostare il minimum stay.

Cerca di capire in quali date avvengono i periodi di picco di domanda seguiti da un crollo repentino.

Per alcune potresti decidere che ha senso impostare il minimum stay (Capodanno, Pasqua, weekend prefestivi), mentre per altre potrebbe non essere conveniente (eventi una tantum, picchi di domanda cui non sei riuscito a dare spiegazione). 

A volte capita di impostare un minimum stay per rendersi conto, solo dopo, che è stato un errore.

Magari perché non ci sono sufficienti ospiti che richiedono un periodo lungo tale da giustificarlo, o perché la domanda in quei giorni non è così forte come ti aspettavi.

Se succede, non preoccuparti: non tutto è perduto!

Basta rimanere flessibili e intervenire subito per ridurlo o cancellarlo. 

Ricorda sempre: l’obiettivo è quello di massimizzare i ricavi, non quello di aver ragione a tutti i costi e forzare una decisione che, visti i risultati, si è rivelata sbagliata.

Quindi, sii flessibile e disponibile a cambiare strategia.

Esercitarti nell’applicare il minimum stay è il modo migliore per diventare sempre più capace di sfruttarlo a tuo vantaggio.

Per questo motivo, soprattutto all’inizio, comincia impostando solo poche camere in minimum stay. 

Magari le ultime 10 in un giorno in cui sai già che ci sarà molta domanda.

In questo modo imparerai con quanto anticipo applicare il minimum stay, come comunicarlo, come definire i prezzi, ecc.

Man mano che acquisirai più sicurezza ti accorgerai di applicarlo con sempre maggiore maestria e otterrai risultati sempre migliori.

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